e-faktúra v onlineERP

Systém na e-faktúry, ktorý vás pripraví na povinnú e-faktúru od 1. januára 2027.

Od 1. januára 2027 musia platitelia DPH na Slovensku vystavovať e-faktúry a každý podnikateľ ich musí vedieť prijať. onlineERP je fakturačný systém s e-faktúrou, ktorý sa prepája na piatich certifikovaných poskytovateľov. Doručovanie si neúčtuje – platíte priamo zvolenému poštárovi podľa jeho cenníka.

Čo je e-faktúra a čo nie

E-faktúra nie je PDF súbor, sken ani digitálna fotografia papierovej faktúry. Je to štruktúrovaný súbor vo formáte XML podľa európskej normy EN 16931 (Peppol BIS), ktorý obsahuje všetky zákonom stanovené náležitosti – číslo faktúry, dátum vystavenia, predmet plnenia, sumy a údaje o dodávateľovi aj odberateľovi. Vďaka jednotnej štruktúre ju fakturačné a účtovné programy spracujú automaticky, bez ručného prepisovania a s výrazne nižšou chybovosťou. PDF vizualizáciu môžete mať ako prílohu, zákonnú povinnosť však plní XML. Z pohľadu používateľa zostáva faktúra čitateľná vo fakturačnom programe alebo v aplikácii digitálneho poštára. Štruktúra XML je rovnaká pre všetkých, preto si faktúru vymeníte aj s partnerom, ktorý používa iný fakturačný program.

 

Kto musí vystavovať a kto prijímať od 1. 1. 2027

Povinnosť sa týka tuzemských transakcií. Vystavovať e-faktúry musia platitelia DPH pri dodaní tovaru alebo služby inému podnikateľovi alebo právnickej osobe. Prijímať ich musí každý podnikateľ – aj neplatiteľ DPH, ak nakupuje od platiteľa DPH. Povinnosť je rozdelená do dvoch vĺn: od 1. 1. 2027 pre tuzemské B2B a B2G transakcie a od 1. 7. 2030 pre cezhraničné transakcie v EÚ.

Pripravenosť na prijímanie je zodpovednosťou príjemcu: ak si ju nezabezpečí, dodávateľ si splní povinnosť odoslaním a riziko nesie odberateľ. V praxi to znamená, že firemný telefón, energie či tovar od platiteľa DPH prídu ako XML faktúra, ktorú musíte vedieť prijať – súkromné nákupy a predaj koncovým zákazníkom sa nemenia.

Digitálny poštár a sieť Peppol

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby. Prenáša e-faktúry medzi podnikateľmi a zároveň odosiela potrebné dáta Finančnej správe SR. Využívať ho môžete cez fakturačný alebo účtovný program, webovú či mobilnú aplikáciu. Peppol je európska sieť na bezpečnú elektronickú výmenu obchodných dokumentov medzi firmami (B2B) a verejnými inštitúciami (B2G). Vďaka tomu odpadá prepisovanie údajov a faktúry sa dostanú do systému v jednotnej podobe.

Model piatich rohov

1. Dodávateľ vytvorí e-faktúru vo svojom fakturačnom systéme.
2. Digitálny poštár dodávateľa prevezme faktúru a odošle ju cez sieť Peppol.
3. Digitálny poštár odberateľa prijme faktúru zo siete Peppol.
4. Odberateľ prijme e-faktúru do svojho systému.
5. Finančná správa SR automaticky a v reálnom čase získa potrebné dáta z každej faktúry.

Registrovaného máte jedného poštára, ktorý zabezpečuje prijímanie aj odosielanie e-faktúr. Poštár musí garantovať vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry počas doručenia. Lehota na vystavenie a odoslanie je 15 dní od dodania, pri súhrnnej faktúre od skončenia kalendárneho mesiaca; od 1. 7. 2030 sa skracuje na 10 dní. Za dátum vyhotovenia sa považuje deň, keď bola faktúra odovzdaná poštárovi na odoslanie.

Ako to rieši onlineERP

onlineERP nie je digitálny poštár a nepredáva doručovanie. Je to systém na e-faktúry, ktorý sa prepája na certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby. Poštára si vyberáte vy – onlineERP vás neviaže na jedného poskytovateľa.

Digitálni poštári, s ktorými onlineERP spolupracuje

Vyberiete poskytovateľa, uzatvoríte s ním zmluvu priamo a nastavíte prepojenie v onlineERP. Za prenos a spracovanie platíte podľa cenníka zvoleného poštára; onlineERP za e-faktúru neúčtuje žiadny dodatočný poplatok. Prepojenie na digitálnych poštárov je súčasťou zakúpenej licencie a platnej technickej podpory. Poskytovateľa môžete neskôr zmeniť, vždy však musíte mať zvoleného poštára.

Poplatky za prenos a spracovanie hradíte priamo vybranému poskytovateľovi. onlineERP je v tomto len technické prepojenie – zmluvu, cenu a rozsah služieb riešite s poštárom.

Prijaté e-faktúry sa v onlineERP zobrazia ako doklady, ktoré môžete spárovať s príjemkou. Odoslané e-faktúry vznikajú z bežných faktúr – nemusíte ich prepisovať ani exportovať bokom. Tým sa znižuje počet ručných zásahov a riziko chýb pri prenose údajov.

Základné nastavenia e-faktúry

Globálnu konfiguráciu nájdete v časti Administrácia → Ekonomika - Účtovníctvo → eFaktúra. Tu nastavíte parametre prepojenia s digitálnym poštárom. Hlavne client ID a client Secret, ktorý obdržíte od digitálneho poštára. Peppol ID zadávať nemusíte (systém ho odvodzuje automaticky z DIČ firmy v tvare 0245:DIČ). Môžete si nastaviť aj spôsob odosielania a to buď automatické (hneď po vytvorení faktúry) alebo manuálne (ale v deň vystavenia);

eFaktúru zapnete pre konkrétnu firmu v Organizačná štruktúra → Firma → checkbox eFaktúra – platiteľ DPH e-faktúry odosiela aj prijíma, neplatiteľ ich len prijíma.

Čo e-faktúra v onlineERP vie

• Z faktúry vytvorí UBL 2.1 podľa Peppol BIS Billing 3.0 (EN 16931).
• Odošle ju automaticky alebo cez voľbu „eFaktúra – odoslať po uložení“.
• Pred odoslaním overí povinné údaje a číselné rady; pri chýbajúcom DIČ odberateľa upozorní.
• Sleduje stav (prijatá, doručená, zamietnutá, chyba odoslania) a umožní obnoviť stav.
• Prijaté eFaktúry zobrazí vo výpise s náhľadom XML/HTML príloh a tlačidlom „Stiahnuť nové eFaktúry“.
• Synchronizáciu spúšťa raz denne a jej stav ukazuje box na nástenke.

eKasa a zjednodušená faktúra do 400 €

Predaj koncovým zákazníkom sa nemení. Bloček z eKasy do 400 € je zjednodušená faktúra a za e-faktúru sa nepovažuje; povinnosť sa na B2C vzťahuje len v rozsahu, ktorý ukladá zákon o DPH. Rovnako sa e-faktúra netýka zjednodušených faktúr a plnení oslobodených od DPH. Pre B2B a B2G zostáva rozhodujúce XML a doručenie cez digitálneho poštára. Ak predávate cez eKasu, bloček naďalej tlačíte na fiškálnej tlačiarni; e-faktúra sa týka firemných odberateľov, ktorým vystavujete faktúru s XML.

Postup v 5 krokoch

1. Vyberte poštára. Porovnajte objem dokladov a cenníky poskytovateľov.
2. Uzatvorte zmluvu. Podpíšte ju priamo s poskytovateľom a zaregistrujte ho na Finančnej správe SR (portál VPDS).
3. Nastavte prepojenie. V onlineERP doplňte identifikátory a nastavte pre každú firmu, či má komunikovať s efaktúrou.
4. Otestujte. Vyskúšajte odoslanie aj prijatie na vzorke dokladov.
5. Spustite prevádzku. Kontrolujte doručené faktúry a stav spracovania.

Zdroje

• Finančná správa SR – eFaktúra
• Manuál FS SR – Povinná elektronická fakturácia od 1. 1. 2027 (PDF)
• Často kladené otázky k eFaktúre – Finančná správa SR

Tento text je informačný a nie je právnym poradenstvom. Záväzné sú platné predpisy a usmernenia Finančnej správy SR.